Política de uso de IA en la empresa: cómo crearla en 7 secciones

Define a quién aplica la política y qué herramientas están permitidas, en qué versión o plan, y con qué cuenta debe accederse. Prohíbe expresamente el uso de cuentas personales para trabajo de la empresa.

Incluye el procedimiento para solicitar la autorización de una herramienta nueva; sin esa vía, el equipo la usará sin avisar.

Establece tres niveles simples: información pública, interna y restringida. Indica con ejemplos concretos qué puede compartirse con una herramienta de IA y qué nunca debe salir.

Datos personales, expedientes, información financiera, contratos y material bajo confidencialidad de cliente suelen quedar en el nivel restringido.

Especifica en qué casos el resultado debe revisarse antes de usarse: comunicaciones a clientes, cifras, compromisos contractuales, contenido publicado y cualquier documento que salga de la empresa.

Deja claro que la responsabilidad del resultado permanece en la persona que lo firma o lo envía.

Enumera las decisiones donde la IA puede apoyar el análisis pero no decidir: contratación y evaluación de personas, sanciones, otorgamiento de crédito, diagnósticos y asuntos legales.

Esta sección es la que más reduce exposición reputacional y regulatoria.

Define cómo se maneja el contenido generado con IA: revisión, atribución interna cuando aplique, restricciones para material de terceros y cuidado con marcas y obras protegidas.

Aclara también qué contenido de la empresa no debe utilizarse para entrenar servicios externos.

Nombra a un responsable por área y una vía para reportar un incidente: información compartida por error, resultado incorrecto que llegó a un cliente o uso de una herramienta no autorizada.

Un proceso de reporte sin sanción inmediata genera visibilidad; el castigo automático genera silencio.

Indica la fecha de entrada en vigor, quién debe recibir capacitación sobre la política y cada cuánto se revisa. El campo cambia rápido: una revisión semestral es razonable.

Lo más efectivo es entregarla junto con la capacitación y con ejemplos de las tareas reales de cada área, para que se entienda como una guía de trabajo y no como un documento legal ajeno.